B2B Sipariş Sistemi Nedir? Bayi Siparişini Telefondan Almanın Sınırı

Bayilerinizden gelen siparişler telefonla, WhatsApp’tan, bazen de e-postayla düşen bir Excel dosyasıyla geliyorsa bu yazı size göre. Belli bir bayi sayısına kadar bu yöntem çalışır. Sonra çalışmamaya başlar ve genellikle bunu fark ettiğinizde iş çoktan yanlış fiyatlı siparişlere ve tahsil edilememiş bakiyelere dönüşmüştür.

B2B sipariş sistemi tam olarak ne yapar?

B2B sipariş sistemi, bayilerinizin ve kurumsal müşterilerinizin size kendi kendilerine sipariş verebildiği kapalı bir satış kanalıdır. Herkese açık bir mağaza değildir: giriş yapmadan fiyat görünmez, çoğu zaman ürün de görünmez.

Farkı tek cümleyle anlatmak gerekirse: normal bir e-ticaret sitesinde fiyat ürüne aittir, B2B’de fiyat ürün ile müşterinin kesiştiği yere aittir. Aynı ürün, aynı gün, iki farklı bayide iki farklı fiyattır. Sistemin ilk işi bunu doğru yapmaktır.

Telefonla sipariş almanın sınırı nerede?

Sorun telefonun kendisi değil, telefonun arkasındaki hafızadır. Beş bayiyle çalışırken kimin hangi iskontoyla aldığını bilirsiniz. Elli bayide bilemezsiniz ve bilmediğiniz yerde şu dört şey olur:

• Yanlış fiyattan kesilen fatura. Satış elemanı listeden okur, müşterinin grup iskontosunu atlar. Fark ya müşteriye yansır ya sizde kalır; ikisi de sorundur.
• Limit aşan sipariş. Sipariş girilirken bayinin açık bakiyesi ve vadesi görünmüyorsa, sistem size tahsil edemeyeceğiniz bir sipariş yazdırır.
• Stokta olmayanın satışı. Özellikle birden fazla deposu olan firmalarda, “vardı galiba” ile verilen söz teslimat gününde patlar.
• Mesai saatine sıkışmış satış. Bayi akşam dokuzda sipariş vermek isterse ertesi sabahı bekler. Beklerken başka yere de bakar.

Bunların hiçbiri disiplin sorunu değil. Bilginin insanın kafasında tutulduğu her sistemde er geç ortaya çıkar.

B2C e-ticaretten farkı nedir?

“Bir e-ticaret sitesi kuralım, bayiler oradan alsın” fikri ilk bakışta mantıklı görünür. Pratikte tıkandığı yerler bellidir:

Fiyat kişiye özeldir

Müşteri iskontosu, ait olduğu bayi grubunun iskontosu, o müşteriye tanımlı özel fiyat listesi ve kampanya — hepsi aynı anda geçerli olabilir. Sistem bunların hangi sırayla uygulanacağını bilmek zorundadır.

Ödeme anında olmaz

B2C’de sepeti onaylayan öder. B2B’de sipariş cariye yazılır. Yani sistemin bakiye, kredi limiti ve vade takibini yapması, limiti aşan siparişi ya durdurması ya da onaya düşürmesi gerekir.

Vergi ve belge farklıdır

KDV muafiyeti olan müşteri, ihracat kaydıyla satış, farklı para birimiyle çalışan yurt dışı bayisi — hepsi B2C’de karşılığı olmayan durumlardır.

Sipariş her zaman doğrudan onaylanmaz

Bazı siparişlerin satış müdürüne, bazılarının muhasebeye düşmesi gerekir. Tutar, iskonto oranı veya müşterinin bakiyesi bu kararı değiştirir. Buna sipariş onay kuralları denir ve standart e-ticaret paketlerinde bulunmaz.

Bir B2B sisteminde aranacak altı yetenek

Sistem seçerken demo ekranında güzel görünen özelliklere değil, şu altısına bakın:

1. Müşteriye özel fiyatlandırma. Müşteri iskontosu, grup iskontosu ve ayrı fiyat listeleri birlikte çalışabiliyor mu?
2. Cari ve limit görünürlüğü. Bayi kendi bakiyesini, vadesini ve limitini görebiliyor mu? Sipariş verirken limit kontrol ediliyor mu?
3. Çok depolu stok. Hangi depoda ne var, sipariş hangisinden karşılanacak?
4. Ürünü bulma biçimi. Yedek parçada müşteri ürün kodunu değil, aracın markasını ve modelini bilir. Arama buna göre çalışmalı.
5. Toplu veri aktarımı. Beş bin ürünü elle girmeyeceğinize göre, Excel ile aktarım ve düzenli fiyat güncellemesi olmalı.
6. Mevcut sisteminizle konuşabilmesi. Ürün, stok, cari ve fatura ERP’nizde duruyorsa B2B tarafının oraya bağlanması gerekir.

Bu altı başlığın hepsini tek bir yerde nasıl karşıladığımızı B2B bayi sipariş sistemi sayfamızda ayrıntılı anlattık.

“Zaten ERP’miz var” itirazı

Haklı bir itiraz, ama iki farklı işten bahsediyoruz. ERP sizin içeride kullandığınız sistemdir; B2B ise müşterinizin dışarıdan kullandığı yüzdür. ERP’ye bayi kullanıcısı açmak çoğu zaman ne lisans olarak ne de kullanılabilirlik olarak mantıklıdır.

Doğru kurgu ikisini ayırıp aralarına entegrasyon koymaktır: ürün, fiyat, stok ve cari bilgisi ERP’den gelir; sipariş B2B’de oluşur ve ERP’ye geri yazılır. Böylece bayi sade bir sipariş ekranı görür, muhasebe alışık olduğu programda kalır.

Sahada çalışan ekip ne yapacak?

B2B sistemi kurmak satış temsilcisini işsiz bırakmaz; kâğıttan kurtarır. Müşteri ziyaretinde tablet üzerinden sipariş girilebiliyor, tahsilat kaydedilebiliyor ve makbuz kesilebiliyorsa, akşam ofise dönüp aynı bilgiyi ikinci kez yazma işi ortadan kalkar. Sipariş zaten sistemdedir.

Canlı iki örnek

Anlatılanı somut görmek için kendi müşterilerimizin açık vitrinlerine bakabilirsiniz: iş makinesi yedek parçasında FX WORLD ve oto klima yedek parçasında Ünallar Group. İkisi de aynı altyapı üzerinde çalışıyor, ancak kendi alan adları, kendi temaları ve kendi ürün kurgularıyla — bayi girişi yapıldığında fiyat ve cari bilgisi devreye giriyor.

Nereden başlamalı?

Yazılım seçmeden önce şu üç soruyu kendi içinizde cevaplayın:

• Bayilerinizin fiyatı hangi kurala göre oluşuyor? Bu kural yazılı mı, yoksa birkaç kişinin kafasında mı?
• Ürün ve stok verisinin doğru kabul edilen tek kaynağı hangisi — ERP mi, Excel mi?
• Bir siparişin hangi durumda onaya düşmesi gerekiyor?

Bu üçünün cevabı netse kurulum hızlı ilerler. Net değilse, hangi yazılımı alırsanız alın aynı karmaşayı dijitale taşırsınız.

Kendi bayi kanalınızı kurmayı düşünüyorsanız B2B bayi sistemi sayfamızdan yetenekleri inceleyebilir, işinize uygun olup olmadığını konuşmak için bize ulaşabilirsiniz.