ERP’niz Varken Neden Ayrı Bir B2B Sistemi Gerekir?

Bayi kanalını dijitalleştirme konusu açıldığında en sık duyulan cümle şudur: “Bizim zaten ERP’miz var, oradan yapamaz mıyız?” Sorunun cevabı çoğu zaman hayır, ama sebebi ERP’nin yetersizliği değil. İki sistem farklı işler için tasarlanmıştır.

ERP içeriye, B2B dışarıya bakar

ERP sizin kullandığınız sistemdir. Muhasebeci, depocu ve satış müdürü için yapılmıştır; eğitim almış kullanıcıyı ve şirket içi bir ağı varsayar.

B2B ise müşterinizin kullandığı yüzdür. Kullanıcısı sizin çalışanınız değil, eğitim almadı, telefonundan giriyor ve iki dakikada sipariş verip çıkmak istiyor.

Bu ayrımı görmezden gelip ERP’ye bayi kullanıcısı açmanın üç bilinen sonucu vardır:

• Lisans maliyeti. ERP lisansları kullanıcı başına satılır. Yüz bayi, yüz kullanıcı demektir.
• Yetki riski. Bayiye ERP açmak, görmemesi gereken verinin yanından geçirmek demektir.
• Kullanılmama. Bayi karmaşık ekranı bir kez dener, sonra yine telefonu açar. Sistem kâğıt üstünde vardır, pratikte yoktur.

Doğru kurgu: iki sistem, arada entegrasyon

Çalışan model ikisini ayırıp aralarına veri akışı koymaktır. Kabaca şöyle bölünür:

ERP’den B2B’ye gelenler: ürün kartları, güncel fiyat ve iskonto verisi, stok miktarları, cari bakiye ve limit bilgisi.

B2B’den ERP’ye gidenler: bayinin girdiği sipariş, sahadan girilen tahsilat kaydı.

Böylece muhasebe alışık olduğu programda kalır, bayi sade bir sipariş ekranı görür ve aynı bilgi iki yere elle girilmez.

Entegrasyonda sorulacak beş soru

Bir B2B çözümünün ERP’nizle gerçekten konuşup konuşamayacağını anlamak için satıcıya şunları sorun:

1. Hangi yönde akıyor? Sadece ürün mü çekiyor, sipariş de geri yazıyor mu? Tek yönlü entegrasyon işin yarısıdır.
2. Ne sıklıkla? Stok günde bir güncelleniyorsa, gün içinde biten ürün sistemde hâlâ satılabilir görünür.
3. Cari bakiye geliyor mu? Limit kontrolü yapacaksanız güncel bakiye şart.
4. Hata olunca ne oluyor? ERP’ye yazılamayan sipariş kayboluyor mu, kuyrukta bekliyor mu?
5. Eşleşme neye göre? Ürün kodu mu, barkod mu? İki taraftaki kodlar farklıysa eşleme tablosu gerekir.

Bizde durum

Sistemimiz Zirve ERP ile entegre çalışıyor. Ürün, fiyat, stok ve cari bilgisi ERP tarafından besleniyor; bayinin verdiği sipariş ERP’ye yazılıyor.

ERP’si olmayan ya da farklı bir program kullanan firmalar için ikinci yol Excel ile toplu aktarım: ürün, fiyat ve stok tek dosyayla güncelleniyor. Küçük ve orta ölçekte çoğu firma bu yöntemle başlıyor, ERP entegrasyonuna sonra geçiyor.

Excel’le başlayıp entegrasyona geçmek

Entegrasyonu ilk günden kurmak zorunda değilsiniz. Yaygın ve işleyen sıra şudur:

1. Katalog Excel’le aktarılır. Ürün, fiyat ve stok tek dosyayla yüklenir, kanal açılır.
2. Fiyat ve stok belirli aralıklarla dosyayla güncellenir. Haftalık ya da günlük; çoğu firmada bu yeterlidir.
3. Kullanım oturduktan sonra entegrasyon kurulur. O aşamada hangi alanların gerçekten gerektiği de netleşmiş olur.

Bu sıranın avantajı, entegrasyon tartışmasının projeyi başlangıçta kilitlememesidir. Dezavantajı, dosya güncellemesi aksarsa stoğun sistemde yanlış görünmesidir — bu yüzden güncellemenin kimin işi olduğu baştan belirlenmelidir.

Entegrasyon öncesi veri hijyeni

ERP’den gelen veri ne kadar temizse entegrasyon o kadar sorunsuz kurulur. Bakılacak dört şey:

• Mükerrer ürün kartları. Aynı ürünün iki kodu varsa bayi iki farklı fiyat görür.
• Pasif ürünlerin işaretlenmesi. Artık satılmayan kalemler kataloğa taşınmamalı.
• Cari kartlardaki eksik tanımlar. İskonto grubu boş bırakılmış müşteri, sistemde liste fiyatından alışveriş yapar.
• Ölçü birimi tutarlılığı. Kimi kalem adetle, kimi kutuyla satılıyorsa bu ayrım kayıtta net olmalı.

ERP’nin yapmadığı, B2B’nin yaptığı işler

Entegrasyon kurulduktan sonra bile B2B tarafında duran, ERP’de karşılığı olmayan işler vardır:

• Sipariş onay kuralları. Hangi siparişin satış müdürüne, hangisinin muhasebeye düşeceği.
• Teklif talebi (RFQ). Fiyatı görüşülecek ürünlerde sepet yerine teklif akışı.
• Kendi alan adı ve teması. Bayi kanalı sizin markanız altında görünür; ERP ekranı gibi durmaz.
• Çok dilli ve çoklu para birimi vitrin. İhracat yapan firmada bayi kendi dilinde sipariş verir.
• Telefona kurulabilen uygulama (PWA). Bayi mağazayı uygulama gibi ekranına ekleyebilir.

Entegrasyon kurulmazsa ne olur?

Teknik olarak sistem yine çalışır; bedeli operasyona çıkar. İki tarafın ayrı yaşadığı bir kurulumda tipik olarak şunlar görülür:

• Sipariş iki kez girilir. B2B’de oluşan sipariş, birinin ERP’ye elle yazmasını bekler. Bu iş gecikirse sevkiyat gecikir.
• Stok gerçeği yansıtmaz. ERP’de biten ürün vitrinde satılabilir görünmeye devam eder.
• Cari bakiye eskir. Limit kontrolü dünkü veriyle yapılır, dolayısıyla yapılmamış sayılır.
• Fiyat farkı çıkar. ERP’de güncellenen fiyat vitrine geç yansır; aradaki siparişler eski fiyattan düşer.

Bunların hepsi katlanılabilir sorunlardır — ama sipariş hacmi arttıkça katlanılmaz hale gelirler. Entegrasyon kararını “ne zaman” sorusuyla ele almak, “gerekli mi” sorusundan daha doğrudur.

Sonuç olarak

ERP’niz varsa iyi — entegrasyon işini kolaylaştırır, veriniz zaten derli topludur. Ama ERP bir satış kanalı değildir. Bayinin gördüğü yüzü ayrı kurmak, uzun vadede hem daha ucuz hem de fiilen kullanılan çözümdür.

Mevcut sisteminizle nasıl çalışacağını konuşmak isterseniz B2B bayi sistemi sayfamıza göz atabilir, oradan bize ulaşabilirsiniz.