Outlook’a Kurumsal E-posta Kurulumu: IMAP ve SMTP Ayarları

Kurumsal e-posta hesabınızı Outlook'a eklemek beş dakikalık bir iştir; ancak otomatik kurulum sihirbazı işi devraldığında ve yanlış sunucuyu bulduğunda beş dakika bazen iki saate döner. Bu yazıda hem doğru ayarların ne olduğunu hem de sihirbazın neden takıldığını, hangi hatanın hangi ayardan kaynaklandığını anlatıyoruz.

Anlatım Microsoft 365 sürümündeki Outlook ile klasik Outlook 2016/2019/2021 için geçerlidir. Menü adları sürüme göre bir kelime değişebilir ama ayarların kendisi aynıdır.

Kuruluma başlamadan önce hesabınızın sunucu tarafında oluşturulduğundan emin olun. Hesap yoksa Outlook'a ne yazarsanız yazın kimlik doğrulama hatası alırsınız. Hesap oluşturma cPanel'de E-posta > E-posta Hesapları > Oluştur yolundadır.

CIR kurumsal e-posta ayarları

Aşağıdaki değerler bütün CIR kurumsal e-posta hesaplarında aynıdır; alan adınıza göre değişmez. Kurulum sırasında sunucu adı olarak kendi alan adınızı değil bu adresi yazın.

Kuruluma başlamadan elinizde olması gereken beş bilgi

Sağlayıcınızın webmail arayüzünde genelde bir yapılandırma sayfası bulunur. cPanel kullanıyorsanız E-posta Hesapları > Bağlan Aygıtlar bölümü tam olarak bu bilgileri listeler. Tipik bir kurulum şöyledir:

Üç noktaya dikkat edin. Birincisi, kullanıcı adı asla sadece bilgi değildir; alan adıyla birlikte tam adrestir. İkincisi, gelen ve giden sunucu adı aynıdır. Üçüncüsü, port 25 kurumsal kullanımda tercih edilmez; Türkiye'deki pek çok internet servis sağlayıcısı ev ve mobil hatlarda 25 numaralı portu kapatır, bu yüzden ofiste çalışan ayar evde çalışmaz. 465 ya da 587 kullanın.

Hesabı elle ekleme adımları

1. Outlook'u açın, Dosya > Hesap Ekle yolunu izleyin.
2. E-posta adresinizi yazın, Gelişmiş seçenekler bağlantısına tıklayın ve Hesabımı el ile ayarlamama izin ver kutusunu işaretleyin. Bu adımı atlarsanız sihirbaz kendi tahminiyle devam eder.
3. Hesap türü olarak IMAP seçin.
4. Gelen ve giden sunucu adlarını, portları ve şifreleme türünü yukarıdaki tabloya göre girin.
5. Şifreyi yazıp bağlantıyı tamamlayın.
6. Kurulum bittikten sonra Dosya > Hesap Ayarları > Hesap Ayarları > Değiştir > Diğer Ayarlar > Giden Sunucu sekmesine gidin ve Giden sunucum (SMTP) için kimlik doğrulaması gerekiyor kutusunun işaretli olduğunu doğrulayın.

SMTP kimlik doğrulaması: en sık atlanan ayar

Kurulum sonrası gelen postaların düştüğü ama giden postaların Giden Kutusu'nda takılı kaldığı vakaların çoğunda tek sebep budur. Posta sunucuları, kendilerine ait olmayan adreslere posta gönderirken kimlik doğrulaması ister. Bu kutu işaretli değilse sunucu bağlantıyı kabul eder ama gönderimi reddeder ve Outlook size 550 Relay access denied ya da 5.7.1 Client host rejected mesajını gösterir.

Aynı ekranda Gelen posta sunucumla aynı ayarları kullan seçeneğini seçin. Ayrı kullanıcı adı girmeye gerek yoktur.

Otomatik kurulum neden başarısız olur

Outlook hesabı otomatik kurmak için önce autodiscover.firmaniz.com.tr adresine, sonra alan adının kökündeki belirli yollara bakar. Bu adımın takılmasının başlıca sebepleri şunlardır:

• Autodiscover kaydı yok. Sunucu bu adı yayınlamıyorsa Outlook tahminde bulunur ve genelde yanlış sunucuyu dener.
• Autodiscover başka sağlayıcıya bakıyor. Alan adında eskiden Microsoft 365 kullanıldıysa kalan CNAME kaydı Outlook'u yanlış yere yönlendirir.
• SSL sertifikası sunucu adını kapsamıyor. Sunucu adı olarak mx.nomail.com.tr yazdığınızda bu uyarı çıkmaz. Kendi alan adınızı (mail.firmaniz.com.tr) yazar ve sertifika bu adı kapsamazsa ad uyuşmazlığı uyarısı çıkar ve sihirbaz durur. Bu durumda sertifika ad uyuşmazlığını çözmek gerekir.
• MX kaydı henüz yayılmamış. Yeni taşınan alan adlarında sabırsızlık en sık hatadır; MX kaydının doğru sunucuyu gösterdiğini önce kontrol edin.

Otomatik kurulum takıldığında çözüm onu zorlamak değil, elle kurulumu seçmektir. Elle kurulum her koşulda çalışır.

Sık karşılaşılan hatalar ve çözümleri

Eski postalarınızı ve PST dosyasını koruma

Yeni hesabı eklemeden önce mevcut verinizin nerede durduğunu bilin. POP3 hesaplarında postalar bilgisayarda .pst uzantılı bir dosyada tutulur ve sunucuda kopyası olmayabilir. IMAP hesaplarında ise .ost dosyası sunucunun yerel bir kopyasıdır; silinirse sunucudan yeniden iner.

Kritik olan durum şudur: yıllarca POP3 kullanmış bir kullanıcının hesabını silip IMAP olarak yeniden eklerseniz, PST dosyasındaki eski postalar hesapla birlikte listeden kaybolabilir. Doğru sıra şudur:

1. Dosya > Aç ve Dışa Aktar > İçe/Dışa Aktar > Bir dosyaya aktar > Outlook Veri Dosyası (.pst) ile mevcut hesabın tamamını yedekleyin. Dosyayı harici diske kopyalayın.
2. Yeni IMAP hesabını ekleyin, eski hesabı henüz silmeyin.
3. Eski klasörlerden yeni IMAP klasörlerine postaları sürükleyin. Böylece eski postalar da sunucuya yüklenir ve telefonunuzdan görünür.
4. Yükleme bitip klasörler eşleştikten sonra eski hesabı kaldırın.

Bu aktarım sırasında sunucu kotanızı da hesaba katın. On yıllık bir arşiv birkaç gigabayt tutabilir; kota yetmezse yükleme yarıda kesilir. Aktarımdan önce kutu boyutunu ve hesap kotanızı kontrol edin.

Özetle

• IMAP 993 SSL, SMTP 465 SSL ya da 587 STARTTLS kullanın; port 25'ten uzak durun.
• Kullanıcı adı her zaman tam e-posta adresidir.
• Giden posta gitmiyorsa ilk bakacağınız yer SMTP kimlik doğrulaması kutusudur.
• Otomatik kurulum takılırsa zorlamayın, Gelişmiş seçenekler üzerinden elle kurun.
• Hesabı değiştirmeden önce PST yedeği alın, eski hesabı postalar taşınana kadar silmeyin.