IMAP mi POP3 mü? Farkları ve Hangisini Seçmeniz Gerektiği

E-posta hesabı kurarken karşınıza çıkan ilk seçim IMAP mı POP3 mü sorusudur ve pek çok kullanıcı bu ekranı hızlıca geçer. Oysa bu seçim postalarınızın nerede duracağını, kaç cihazdan erişebileceğinizi, disk kotanızın nasıl dolacağını ve bir gün bilgisayarınız bozulduğunda ne kaybedeceğinizi belirler.

İki protokol arasındaki fark tek cümleyle şudur: POP3 postaları indirir, IMAP postaları eşitler. POP3'te asıl kopya bilgisayarınızdadır; IMAP'ta asıl kopya sunucudadır ve cihazlar o kopyanın görüntüsünü gösterir.

Bu farkın günlük hayattaki karşılığı şudur: IMAP'ta telefonda okuduğunuz posta bilgisayarda da okunmuş görünür, sildiğiniz posta her yerden silinir, taşıdığınız klasör her cihazda aynı yerdedir. POP3'te her cihaz kendi başına yaşar.

Karşılaştırma tablosu

Hangi durumda hangisi

Kararı basitleştiren birkaç kural var.

• Birden fazla cihaz kullanıyorsanız IMAP. Telefon, dizüstü ve webmail aynı hesabı açıyorsa başka seçenek yoktur.
• Aynı kutuyu iki kişi kullanıyorsa IMAP. info@ ya da destek@ gibi ortak kutularda kimin hangi postayı yanıtladığını yalnızca IMAP gösterir.
• Kotanız çok küçükse ve on yıllık arşiviniz varsa POP3 düşünülebilir. Ancak bu durumda doğru çözüm protokol değiştirmek değil, kutuyu arşivleyip küçültmektir.
• İnternetin sürekli kesildiği bir konumda tek bilgisayarla çalışıyorsanız POP3 mantıklı olabilir. Bu senaryo bugün oldukça nadirdir.

Pratikte kurumsal kullanımda varsayılan tercih IMAP'tır. POP3 istisnadır ve seçildiğinde mutlaka düzenli yerel yedek eşlik etmelidir.

Sunucu disk kotasına etkisi

IMAP'ın bedeli disk alanıdır. Postalar sunucuda durduğu için kutu sürekli büyür. Kabaca bir hesap yapalım: ekli olmayan bir posta 20-50 KB tutar. Günde 60 posta alan ve gönderdiklerini de sunucuda saklayan bir kullanıcı yılda yaklaşık 1 GB birikir. Buna PDF teklif, fatura ve fotoğraf ekleri eklenince rakam kolayca 3-4 GB'a çıkar.

Bu yüzden IMAP kullanan ekiplerde iki şey gerekir. Birincisi makul bir kota; kullanıcı başına 5 GB çoğu küçük işletme için birkaç yıl idare eder. İkincisi arşiv düzeni; iki yıldan eski postaları yerel arşive alıp sunucudan kaldırmak kotayı sürdürülebilir tutar. E-posta yedekleme ve arşivleme yazımızda bunun yöntemini anlatıyoruz.

Kota dolduğunda sunucu yeni postaları reddeder ve gönderene 552 Requested mail action aborted: exceeded storage allocation hatası döner. Yani kota dolması sessiz bir sorun değildir, doğrudan posta kaybına yol açar. Hesap kotalarınızı ve kurumsal e-posta paketinizin disk alanını yılda bir gözden geçirin.

Kopyasını sunucuda bırak ayarının tuzakları

POP3 kurulumlarında Sunucuda kopyasını bırak seçeneği vardır ve iyi niyetli görünür. Ama iki tuzağı vardır.

Birinci tuzak: kota sessizce dolar. Seçenek işaretliyken postalar hem bilgisayara iner hem sunucuda kalır. POP3 kullandığınız için sunucudaki kutuya hiç bakmazsınız. Aylar sonra kota dolar ve gelen postalar reddedilmeye başlar. Kullanıcı bir şey göndermediği için sorunu ancak müşteri telefonla arayınca fark eder.

İkinci tuzak: silme ayarı sandığınız gibi çalışmaz. Outlook'taki 14 gün sonra sunucudan kaldır seçeneği yalnızca o bilgisayar posta indirdiğinde çalışır. Bilgisayar iki ay kapalı kalırsa temizlik de yapılmaz. Ayrıca ikinci bir cihaz da POP3 ile bağlanıyorsa hangi cihazın hangi postayı sildiği belirsizleşir.

POP3'te kalmak zorundaysanız sunucuda kopya bırakma süresini 14 gün gibi kısa tutun ve kota kullanımını ayda bir webmail üzerinden kontrol edin.

POP3'ten IMAP'a posta kaybetmeden geçiş

Geçişin kritik noktası şudur: eski hesabı silmeden önce postalarınızın sunucuya yüklendiğinden emin olun. Sıra şöyledir.

1. Yedek alın. Outlook'ta Dosya > Aç ve Dışa Aktar > İçe/Dışa Aktar > Bir dosyaya aktar > Outlook Veri Dosyası (.pst) ile mevcut hesabı dışa aktarın ve dosyayı harici diske kopyalayın. Bu adımı atlamayın.
2. Kota kontrolü yapın. PST dosyanızın boyutuna bakın. 6 GB'lık bir arşivi 2 GB'lık bir kutuya yükleyemezsiniz; önce kotayı artırın.
3. Yeni IMAP hesabını ekleyin. Eski POP3 hesabını silmeyin, ikisi yan yana dursun. Kurulum ayrıntıları için Outlook e-posta kurulumu yazısına bakabilirsiniz.
4. Klasörleri sunucuda oluşturun. IMAP hesabı altında eski klasör yapınızın aynısını kurun.
5. Postaları parça parça taşıyın. Tek seferde 20 bin postayı sürüklemeyin; bağlantı koparsa yükleme yarım kalır. Yıl yıl ya da klasör klasör, birkaç bin postalık gruplar halinde taşıyın. Her grup yüklendikten sonra webmail'den kontrol edin.
6. Doğrulayın. Webmail'e girip klasörlerdeki posta sayılarını Outlook'taki sayılarla karşılaştırın.
7. Eski hesabı kaldırın. PST yedeğini silmeyin; en az bir yıl saklayın.

Çok büyük arşivlerde bu iş elle yapılmayacak kadar uzun sürebilir. O durumda sunucu tarafında imapsync gibi araçlarla taşıma yapılması ya da eski arşivin ayrı bir yerel PST olarak Outlook'ta açık tutulup sunucuya hiç yüklenmemesi daha sağlıklıdır.

Özetle

• POP3 indirir, IMAP eşitler. Çoklu cihaz varsa IMAP tek doğru seçimdir.
• IMAP kotayı doldurur; kullanıcı başına yaklaşık 1 GB/yıl artış bekleyin ve arşiv düzeni kurun.
• Kota dolduğunda gelen postalar 552 hatasıyla reddedilir, sessizce beklemez.
• Sunucuda kopya bırak seçeneği kotayı fark ettirmeden doldurur; süreyi 14 günle sınırlayın.
• Geçişte önce PST yedeği alın, postaları parça parça yükleyin, doğrulamadan eski hesabı silmeyin.