Kurumsal E-posta Nedir? Gmail Yerine Neden Kendi Alan Adınız
Kartvizitinde sirketadi@gmail.com yazan bir firmayla, info@sirketadi.com yazan bir firma arasında müşteri gözünde ciddi bir fark vardır. Bu yazıda kurumsal e-postanın ne olduğunu, ücretsiz hesaplardan farkını ve kurarken nelere dikkat edileceğini anlatıyoruz.
Kurumsal e-posta nedir?
Kurumsal e-posta, kendi alan adınız üzerinden çalışan e-posta hizmetidir. Adres isim@markaniz.com biçimindedir. Teknik olarak sıradan bir e-posta hesabından farkı yoktur; farkı yaratan, adresin sizin alan adınıza ait olmasıdır.
Ücretsiz hesap yerine neden kurumsal adres?
- Güven. Teklif gönderdiğiniz firma, adresin alan adınızla aynı olmasını bekler.
- Kalıcılık. Çalışan ayrıldığında kişisel hesabı da gider; kurumsal adres ve içindeki yazışmalar şirkette kalır.
- Denetim. Yeni adres açma, kapatma, şifre sıfırlama sizin elinizdedir.
- Marka tutarlılığı. Her çalışan aynı düzende adres kullanır.
Kaç adres gerekir?
Çoğu küçük işletme için başlangıçta 2-5 adres yeterlidir:
info@— genel iletişimsatis@ya dateklif@— ticari yazışmamuhasebe@— fatura ve ödeme- Kişiye özel adresler (
ad.soyad@)
Adres sayısını sonradan artırabilirsiniz; en baştan gereğinden fazla kutu almanın anlamı yok. Kurumsal e-posta planlarımızı inceleyerek kutu başına maliyeti görebilirsiniz.
Kutu başına ne kadar alan gerekir?
Günlük yazışma yapan bir kullanıcı için 2 GB uzun süre yeter. Ek dosya, teklif ve fatura trafiği yoğunsa 10 GB rahat ettirir. Muhasebe ve satış gibi arşiv tutan birimlerde sınırsız planlar daha uygundur. Kutu dolduğunda gelen postalar reddedilmeye başlar; bu yüzden doluluk oranını arada bir kontrol etmekte fayda var.
Kurulum nasıl yapılır?
Kurulum üç adımdan oluşur:
- Kutuların açılması. Hangi adreslerin olacağına karar verip oluşturursunuz.
- DNS kayıtlarının tanımlanması. Alan adınızın MX, SPF, DKIM ve DMARC kayıtları düzenlenir. Bu adım atlanırsa posta ya hiç ulaşmaz ya da spam klasörüne düşer.
- Programların ayarlanması. Outlook, Apple Mail ya da telefonunuzda hesabı tanımlarsınız. Webmail üzerinden tarayıcıdan da girebilirsiniz.
DNS kayıtlarının ne işe yaradığını merak ediyorsanız SPF, DKIM ve DMARC yazımıza göz atın.
IMAP mı POP3 mü?
Kısa cevap: IMAP. IMAP, postalarınızı sunucuda tutar ve tüm cihazlarınızı senkron çalıştırır. Telefonda okuduğunuz bir posta bilgisayarda da okunmuş görünür. POP3 ise postaları indirip sunucudan siler; birden fazla cihaz kullanıyorsanız karışıklık çıkarır. Tek bir bilgisayardan çalışıyorsanız ve sunucuda yer tutmak istemiyorsanız POP3 tercih edilebilir, ama bugün çoğu senaryoda IMAP doğru seçimdir.
Kurumsal e-postaya geçerken dikkat edilecekler
- Eski adresinizden yeni adrese yönlendirme kurun; müşterileriniz alışana kadar posta kaybetmeyin.
- İmzalarınızı ve kartvizitlerinizi aynı anda güncelleyin.
- Geçiş öncesi eski kutudaki önemli yazışmaları arşivleyin.
- Şifreleri tarayıcıya kaydetmek yerine bir parola yöneticisi kullanın.
Özetle
Kurumsal e-posta, göründüğünden daha büyük bir güven farkı yaratır ve maliyeti düşüktür. Az sayıda kutuyla başlayın, DNS kayıtlarını eksiksiz tanımlayın ve IMAP kullanın; gerisi zamanla şekillenir.
